Medewerkers meenemen in de besluitvorming, en het delen van resultaten en uitkomsten, zal ten goede komen aan de acceptatie en het gebruik van de kwaliteitsmanagement software.
Een belangrijke eerste stap is de vormgeving van het projectteam. De belangrijkste stakeholders dienen deel uit te maken van dit team. Denk vooral aan de afgevaardigden van de medische en verpleegkundige staf. Zij communiceren namens de achterban en kunnen meedenken over de eisen waaraan de software moet voldoen. Daar start het commitment. Indien je geen projectteam aanstelt of dit niet zorgvuldig genoeg doet, begin je al met een achterstand aan de implementatie.
Veiligheidscommissies maken voor het eerst kennis met de software wanneer zij worden getraind in het gebruik van de software. Het is belangrijk om tijdens de training te benoemen waarom het digitaal kwaliteitsmanagement systeem is aangeschaft. Neem hierin het belang van de patiëntveiligheid mee. Medewerkers zullen het kwaliteitsmanagement systeem gaan zien als middel om de zorg veiliger te maken in plaats van een extra administratieve last.
Wil je bewustzijn creëren over een bepaald thema? Kies per maand een thema uit waarover gemeld kan worden en toon de resultaten op de dashboards.
Het werkt stimulerend om (de eerste) resultaten te delen met de organisatie. Hang bijvoorbeeld dashboards op in de operatie- of personeelskamer. Dit bevordert het bewustzijn en nodigt uit om te melden. Wil je bewustzijn creëren over een bepaald thema? Kies per maand een thema uit waarover gemeld kan worden en toon de resultaten op de dashboards. Bijvoorbeeld een meldmaand over valincidenten of medicatieveiligheid.
De dashboards kunnen niet alleen inzicht bieden in het aantal meldingen, maar kunnen ook worden gebruikt om verbeteracties te delen. Zo kunnen afdelingen verbeteracties van elkaar overnemen. Dit stimuleert het lerend vermogen van de organisatie.
Staat jouw organisatie op het punt om de overstap te maken van papier naar een digitaal kwaliteitsmanagement? Of heeft de organisatie al een digitaal kwaliteitsmanagement systeem, maar wilt men deze vervangen? Dan is het raadzaam om een business case te schrijven.
De business case beschrijft het doel van het project en maakt kosten en baten inzichtelijk. Een heldere business case zorgt voor betrokkenheid en vergroot de kans op een succesvolle implementatie.
Wil je weten hoe je de business case maakt voor een digitaal kwaliteitsmanagement systeem? Download dan het eBook 'Kwaliteitsmanagement Systeem, de interne business case':