Welke professionals zijn betrokken bij de aanschaf van een kwaliteitsmanagement systeem? Om hier een antwoord op te kunnen geven staan we eerst even stil bij het nut en de noodzaak van een kwaliteitssmanagement systeem. Het draagt in eerste instantie bij aan de kwaliteit en veiligheid van de zorginstelling. Daarnaast vergroot het de productiviteit doordat processen worden geautomatiseerd. Taken en verantwoordelijkheden (bijvoorbeeld rondom het melden van incidenten) worden duidelijk doordat dit wordt vastgelegd in het kwaliteitsmanagement systeem.
Voor de aanschaf van het digitaal kwaliteitsmanagement systeem is het verstandig na te gaan welke professionals veranderingen zullen ondervinden naar aanleiding van de nieuwe software. Vorm een projectteam, zodat betrokkenen uit verschillende disciplines kunnen meedenken over de wensen en eisen die worden gesteld aan de software. Dit bevordert betrokkenheid tijdens de implementatie en heeft een positieve invloed op de acceptatie van de organisatie.
Projectteam digitaal kwaliteitsmanagement systeem
De implementatie van een digitaal kwaliteitsmanagement systeem heeft invloed op alle lagen van de zorginstelling. Het vormen van een projectteam is daarom een belangrijke eerste stap. Zij benoemen de knelpunten van het huidige kwaliteitsmanagement systeem of de papieren werkwijze. Aan de hand hiervan kan een vertaling worden gemaakt naar de wensen en eisen van het nieuwe systeem. In het voortraject kunnen al keuzes gemaakt worden over de verschillende sleutelposities en de bijbehorende rechten en verantwoordelijkheden. Maar welke sleutelposities kennen we?
1. Manager Kwaliteit
De manager kwaliteit is veelal verantwoordelijk voor interne verantwoording richting directie en toezichthouders en externe verantwoording bij het behalen van keurmerken en accreditaties. Zonder digitaal systeem gaat er veel tijd verloren aan het verzamelen van informatie uit de ordners van de verschillende functionarissen die hier in de praktijk verantwoordelijk voor zijn. Met behulp van een digitaal kwaliteitsmanagementsysteem krijgt de Manager Kwaliteit in één oogopslag inzicht in de kwaliteit van zorg binnen de gehele zorginstelling.
Wanneer alle incidenten worden gemeld in het systeem geeft dit niet alleen een goed beeld van de zwakke schakels op de verschillende afdelingen, maar ook over gehele zorgprocessen en de verschillende veiligheidsthema’s. Op die manier kan door de manager kwaliteit direct gestuurd worden op de processen die aandacht vragen.
Verbeterprojecten vanuit de gehele organisatie worden centraal vastgelegd en gemonitord in een digitaal verbetervolgsysteem. De manager kwaliteit heeft hierdoor zicht op de verbeterplannen die afdelingen zelf opzetten, de voortgang ervan en de behaalde resultaten. Al met al kan worden gesteld dat de manager kwaliteit met een digitaal kwaliteitsmanagement systeem meer grip heeft op de kwaliteit en veiligheid van de zorginstelling en meer invloed kan uitoefenen.
Alle meldingen (incidenten, klachten, etc.) genereren real-time stuurinformatie. Dit wordt gepresenteerd in de vorm van grafische dashboards en rapportages. Door filter-functionaliteit kan de manager kwaliteit per afdeling, divisie of thema zien hoe het er voor staat met de kwaliteit en veiligheid.
2. Hoofd (zorg)afdeling
Het hoofd van een zorgafdeling hoeft niet ieder incident inhoudelijk te beoordelen. Dit kan worden overgelaten aan de kwaliteitsfunctionaris van de afdeling of de incidenten/veiligheidscommissie. Een afdelingshoofd kan met behulp van een kwaliteitsmanagement systeem gevoel houden bij de veiligheid op de afdeling, doordat management dashboards op ieder gewenst moment inzicht bieden.
Het hoofd heeft op die manier real-time informatie over welke veiligheidsthema’s aandacht behoeven op de afdeling. Vanuit deze dashboards kan het afdelingshoofd periodiek (of naar eigen behoefte) rapportages genereren zodat hij/zij aan het management kan terugkoppelen of de veiligheid en de kwaliteit op de afdeling geborgd is.
3. Zorgverleners
Wanneer een zorgverlener (artsen, verpleegkundigen/verzorgenden, paramedici) een incident wil melden kan dit digitaal via een online meldformulier benaderbaar via desktop, tablet of telefoon.
De melder van het incident wordt proactief geïnformeerd over de status van de melding. Bijvoorbeeld als de melding in behandeling wordt genomen en wanneer een verbeterproject wordt geïnitieerd.
Doordat de melder op de hoogte wordt gehouden over de afwikkeling van het incident, voelt de melder zich serieus genomen. Dit verhoogt de betrokkenheid en de meldingsbereidheid, wat uiteindelijk ten goede komt aan de veiligheid in de zorginstelling.
4. Raad van Bestuur
De Raad van Bestuur heeft door dashboards en rapportage tools altijd zicht op de stand van zaken in de zorginstelling. Dashboards zijn naar wens in te richten, waardoor de RvB real-time beschikking heeft tot de gewenste stuurinformatie. Het ondersteunt hen bij het maken van gefundeerde keuzes met betrekking kwaliteit en veiligheid.
Bij calamiteiten kan het kwaliteitsmanagement systeem zo worden ingericht dat de RvB direct op de hoogte wordt gesteld. Zo kan de organisatie snel schakelen en de juiste beslissingen nemen.
5. Veiligheidscommissie
De veiligheidscommissie heeft inzage in alle meldingen. Per commissielid kunnen rollen en rechten worden ingesteld, bijvoorbeeld afhankelijk van de ernst van het incident.
Het analyseren van incidenten vond in het verleden veelal op papier plaats. Nu wordt dit proces voor de commissie vele malen eenvoudiger, aangezien de commissie de incidenten nu vanuit het kwaliteitsmanagement systeem kan analyseren, verbeteracties uitzetten en personen verantwoordelijk maken voor de uitvoering hiervan.
Zoals eerder aangegeven wordt de melder actief geïnformeerd over de afhandeling van het incident door de veiligheidscommissie, dit vergroot de zichtbaarheid van de commissie in de organisatie.
6. ICT
Het digitaal kwaliteitsmanagement systeem kan worden aangeboden vanuit de cloud als Software as a Service (SaaS). In de cloud wordt software automatisch voorzien van de nieuwste release. Updates, backups, performance zijn niet langer onderwerpen van aandacht voor de afdeling ICT. Hierdoor wordt de afdeling ICT niet of veel minder belast.
Beveiliging voldoet aan de hoogste standaarden en de monitoring van systemen, uptime en performance wordt 24/7 uitgevoerd door de leverancier en wordt in kritische situaties snel bijgestuurd.
Het applicatiebeheer is eenvoudig, waardoor dit binnen de afdeling kwaliteit kan worden belegd.
Digitaal Kwaliteitsmanagement systeem, de interne business case
Staat jouw organisatie op het punt om de overstap te maken van papier naar een digitaal kwaliteitsmanagement? Of heeft de organisatie al een digitaal kwaliteitsmanagement systeem, maar wilt men deze vervangen? Dan is het raadzaam om een business case te schrijven.
De business case beschrijft het doel van het project en maakt kosten en baten inzichtelijk. Een heldere business case zorgt voor betrokkenheid en vergroot de kans op een succesvolle implementatie.
Wil je meer weten over het schrijven van een business case voor een digitaal kwaliteitsmanagement systeem? Download dan het eBook ‘Digitaal kwaliteitsmanagement Systeem, de interne business case’.
