Een digitaal kwaliteitsmanagementsysteem draagt bij aan het verbeteren van de kwaliteit en veiligheid van een zorginstelling. Door het automatiseren van processen neemt tegelijkertijd de effectiviteit/productiviteit toe. Taken en verantwoordelijkheden (bijvoorbeeld rondom het melden en het voorkomen van incidenten) worden duidelijk doordat deze worden vastgelegd in het kwaliteitsmanagementsysteem
Met het verbeteren van de effectiviteit en de veiligheid wordt ook meteen de dienstverlening van de zorginstelling verbeterd. Rapportages over gemelde incidenten en klachten maken inzichtelijk op welke onderdelen de dienstverlening kan worden verbeterd.
Voordat een digitaal systeem wordt aangeschaft is het verstandig om na te gaan waar de behoefte vandaan komt en wat men wilt bereiken met de software. Een adequate nulmeting geeft aan waar de organisatie nu staat en wat nodig is om de huidige situatie te verbeteren.
Deze blog beschrijft een aantal pijlers waaraan kan worden afgemeten in welke mate kwaliteit en veiligheid voldoende op de agenda staat.
1. Is kwaliteit iets van alle lagen in de organisatie?
De aandacht voor veiligheid in de zorg is per zorginstelling verschillend. Bij de ene organisatie is het de verantwoordelijkheid van de kwaliteitsfunctionaris en bij de andere instelling is het ieders zorg.
Natuurlijk is veiligheid geborgd in de dagelijkse werkprocessen, en wil iedere zorgprofessional veilige zorg leveren, maar de vraag is of iedereen hier bewust mee bezig is. Wanneer in alle lagen van de organisatie bewustzijn heerst, is veiligheid al meer geïntegreerd. Het komt nog zelden voor dat de organisatie kwaliteit de verantwoordelijkheid vindt van de stafafdeling.
2. Wat is de huidige veiligheidscultuur?
De huidige veiligheidscultuur van een zorginstelling kan worden gemeten aan de hand van de veiligheidsladder. De veiligheidsladder onderscheidt vijf verschillende typen veiligheidscultuur (zie afbeelding). Hoe hoger het veiligheidsbewustzijn in een organisatie, hoe hoger de score op de veiligheidsladder.
Boven aan de veiligheidsladder staat de vooruitstrevende cultuur. Veiligheid is een integraal onderdeel is van de bedrijfsvoering. Binnen één organisatie kan per afdeling verschillen hoe er met veiligheid wordt omgegaan. Op de operatiekamer zal bijvoorbeeld meer bewustzijn heersen van het belang van veilig werken dan een gewone verpleegafdeling of een polikliniek.
Met een cultuur enquête kan gemeten worden in hoeverre een open of gesloten cultuur aanwezig is in de organisatie of op afdelings- of teamniveau. Trends worden zichtbaar zodat gericht acties ondernomen kunnen worden om de cultuur stapsgewijs te verbeteren.
Een kwaliteitsmanagementsysteem kan bijdragen in het verbeteren van de veiligheidscultuur, doordat er op alle lagen van de organisatie gewerkt wordt met het systeem. Denk aan het invullen van klachten of meldingen en de afhandeling ervan door medewerkers op alle lagen van de organisatie.
3. Draagt het bij aan operationele doelstellingen?
Wanneer op operationeel niveau de afspraak is gemaakt om de kwaliteit van zorg te verbeteren (door bijvoorbeeld het aantal ernstige incidenten te verminderen) kan een digitaal kwaliteitsmanagement systeem hierin ondersteunen.
Middels management dashboards en periodieke rapportages in de software kunnen organisatiedoelstellingen heel gemakkelijk worden gemonitord. Het digitaal kwaliteitsmanagement systeem kan ondersteunen in het voltooien van verbeterprojecten. Vanuit het systeem worden taken en acties naar aanleiding van een specifiek incident of thema gemonitord worden. Zo kunnen alle verbeterideeën geborgd worden en daadwerkelijk worden uitgevoerd. Het monitoren van de voortgang van verbeteracties kan één van de taken van een kwaliteitsfunctionaris zijn.
4. Is de organisatie in staat om structureel te leren van incidenten?
Een digitaal kwaliteitsmanagement systeem omvat doorgaans een verbetervolgsysteem dat ondersteunt in het voltooien van verbeterprojecten. Verbeterprojecten kunnen worden geïnitieerd naar aan leiding van een specifiek incident, een trend of een bepaald thema.
Veel organisaties melden al een langere tijd incidenten. Maar hebben nog altijd moeite om daadwerkelijk te leren van incidenten. Vanuit het kwaliteitsmanagementsysteem worden taken, acties en doorlooptijden gemonitord, zodat verbeterideeën daadwerkelijk worden uitgevoerd. De PDCA cyclus is meteen geborgd, omdat deze cyclus continu herhaald kan worden. Het kwaliteitsmanagementsysteem maakt inzichtelijk dat de organisatie dit proces heeft doorlopen.
Het is belangrijk dat incidenten en verbeteracties intern worden gedeeld met andere teams of afdelingen, zo wordt het lerend-vermogen van de organisatie vergroot. Een digitaal kwaliteitsmanagement systeem kan zo worden ingericht dat incidenten anoniem (zonder de namen van betrokkenen) gemakkelijk kunnen worden gedeeld. Dashboards met meldingen laten overzichtelijk zien waar risico’s zich bevinden. Door deze intern te delen en te tonen op schermen in het personeelsrestaurant of in de koffiekamer maakt het medewerkers extra bewust.
Door te communiceren over incidenten geef je als organisatie het signaal af dat open kan worden gecommuniceerd over incidenten. Incidenten worden zo gemakkelijker bespreekbaar, waardoor er een veilige cultuur wordt gecreëerd waarin het leren van fouten centraal staat.
Hoe kan de organisatie leren van incidenten?
Wanneer een zorginstelling alleen blijft reageren op incidenten die worden gemeld blijft een organisatie “hangen” in reactief gedrag op de veiligheidsladder. Natuurlijk is het goed om verbeteracties in te zetten zodat de kans op herhaling van het incident kleiner wordt, maar wanneer binnen een bepaald proces meerdere incidenten worden gemeld is het verstandig dat zorginstellingen proactief te werk, bijvoorbeeld door processen prospectief te analyseren. Zwakke schakels worden zo op voorhand in kaart gebracht en aangepakt.
Wanneer zorginstellingen hoger op de veiligheidsladder willen eindigen moeten zij proactief risico’s in kaart brengen. Veiligheid wordt een integraal onderdeel van de bedrijfsvoering zodra nieuwe processen bij de inrichting ervan al worden getoetst op mogelijke risico’s. Bijvoorbeeld bij een nieuw te openen afdeling of nieuw zorgproces.
Digitaal Kwaliteitsmanagement Systeem, de interne business case
Staat jouw organisatie op het punt om de overstap te maken van papier naar een digitaal kwaliteitsmanagement? Of heeft de organisatie al een digitaal kwaliteitsmanagement systeem, maar wilt men deze vervangen? Dan is het raadzaam om een business case te schrijven.
De business case beschrijft het doel van het project en maakt kosten en baten inzichtelijk. Een heldere business case zorgt voor betrokkenheid en vergroot de kans op een succesvolle implementatie.
Wil je meer weten over het schrijven van een business case voor een digitaal kwaliteitsmanagement systeem? Download dan het eBook ‘Digitaal Kwaliteitsmanagement Systeem, de interne business case’:
