Incidentrapporten helpen zorgverleners en management om de factoren te identificeren die bijdragen aan incidenten in de zorg. Het verzamelen van deze incidentgegevens is slechts de eerste stap in het incidentmanagementproces. Om de veiligheid van patiënten en medewerkers te verbeteren, moeten de juiste mensen die incidentgegevens kunnen inzien, ordenen en analyseren. Digitale incidentrapportagesoftware maakt het niet alleen gemakkelijker om de relevante gegevens te registreren, maar ook om deze gegevens binnen de organisatie te delen.
Voor de verschillende soorten zorgincidenten kun je gerichte softwaretoepassingen gebruiken om de gegevens te registreren. Met specifieke applicaties ben je in staat om workflows in te richten die aansluiten bij het interne proces voor het afhandelen van dit soort incidenten:
Overzicht van applicaties voor 5 verschillende typen zorgincidenten:
- Incidenten met patiënten
- ARBO incidenten
- Klachten door patiënten of hun familie
- Aggressie incidenten
- Datalekken
Incidenten met patiënten
Het tijdig melden van (bijna-)incidenten is belangrijk, zodat alle betrokkenen relevante details nog paraat hebben. Soms bevat een melding beperkte informatie. Om het incident goed te kunnen analyseren, is het handig om deze details te kunnen bespreken met de patiënt en familie.
Aanbevelingen voor het melden van patiëntgerelateerde incidenten:
- In (bijna) fatale situaties moet direct het opvolgtraject worden gestart. Uiteraard staat hierbij de patiënt centraal, maar ook moet herhaling worden voorkomen. Voeg hiervoor een acture stap toe aan de workflow.
- Het op tijd documenteren van alle relevante informatie en het verzamelen van de mening van alle betrokkenen (patiënt, familie én personeel) zal ook uw juridische afdeling helpen. Je zult niet de eerste zijn die wordt aangeklaagd voor gewoon het doen van je werk.
Lees meer over onze incident management applicatie.
ARBO incidenten
Incidenten, fouten of bijna-incidenten ontstaan om verschillende redenen en onvoldoende training, afwijking van protocollen en miscommunicatie zijn er slechts enkele van. Helaas overkomt het niet alleen patiënten, ook personeel kan slachtoffer zijn van incidenten. Denk bijvoorbeeld aan naald-, snij- en spatincidenten. Het verkrijgen van de juiste inzichten in waar het mis gaat, kan leiden tot verbetering van begeleiding van nieuwe medewerkers en certificeringsnormen.
Aanbevelingen voor het melden van personeelsgerelateerde incidenten:
- Promoot een rechtvaardige cultuur (just culture) op jullie afdeling, waar medewerkers zich vrij voelen om incidenten te melden. Soms voelen zorgmedewerkers zich onzeker over het melden van incidenten. Het management moet werken aan een cultuur waarin veiligheid belangrijk is en incidentrapportage kan worden gedaan zonder persoonlijke represailles.
- Implementeer een proces voor peer support: in sommige gevallen kunnen medewerkers last krijgen van angst, een burn-out of zelfs symptomen van posttraumatisch stress syndroom door een incident waarbij ze betrokken waren. De beste hulp die je kunt krijgen, komt van iemand die verstand heeft van de situatie: een collega. 85% van de collega's blijkt niet zelf om hulp te vragen. Het is daarom belangrijk dat nazorg proactief wordt aangeboden.
Lees meer over onze ARBO applicatie.
Klachten door patiënten of hun familie
Een bijna-incident, miscommunicatie of zelfs een andere mening kan al leiden tot een klacht van een patiënt of diens familie. Het beheren van deze klachten kost kostbare tijd van toch al overbelaste medewerkers en brengt extra juridische of reputatierisico's met zich mee voor een ziekenhuis. Digitale rapportage en centrale klachtenverzameling helpen de organisatie deze risico's te mitigeren.
Aanbevelingen voor het rapporteren van patiëntfeedback:
- Klachten en incidentmeldingen kunnen dezelfde oorzaak hebben of zelfs over dezelfde situatie gaan. Daarom is het belangrijk om software te gebruiken die zowel incidenten als klachten samenbrengt en met elkaar verbindt. Zo is alle relevante informatie beschikbaar voor de opvolging en afwikkeling van klachten. Zorgmanagers, regieverpleegkundigen en klachtenmanagers kunnen samen efficiënt werken aan de afwikkeling van het voorval en gezamenlijk het zorgproces verbeteren.
- Gelukkig hebben mensen vooral goede ervaringen met patiëntenzorg en willen ze deze tevredenheid graag uiten. Zorg dus dat je de mogelijkheid biedt voor alle soorten feedback, bijvoorbeeld door een feedbackformulier op je website. Omdat feedback zowel positief als negatief kan zijn, moeten deze gegevens in dezelfde applicatie worden verzameld.
Lees meer over onze feedback applicatie.
Aggressie incidenten
Wat we van verpleegkundigen horen is dat incidenten met agressieve patiënten of familie veel impact hebben, waardoor er onrust en negativiteit op de werkvloer ontstaat. Geweld komt niet alleen in de vorm van het duwen of slaan van een zorgverlener, dit kan ook verbaal zijn. Vaak wordt beveiliging ingeschakeld, maar soms kan dit net te laat zijn.
Aanbevelingen voor het melden van gewelddadige gebeurtenissen:
- De eerder genoemde peer support is ook van belang bij agressief gedrag naar medewerkers toe. Een snelle opvolging door leidinggevenden en HR is belangrijk voor de ondersteuning van je personeel. Dit heeft ook direct invloed op de tevredenheid van zorgmedewerkers.
- Om een geweldsincident snel op te kunnen volgen, is het van belang dat een dergelijk incident direct wordt gemeld. Door te werken met een digitaal systeem dat ook rapportage op mobiele apparaten mogelijk maakt, heb je een eenvoudig en soepel proces voor alle betrokkenen.
Lees meer over onze applicatie voor aggressiemeldingen.
Datalekken
Een ander soort incident ontstaat wanneer persoonsgegevens openbaar beschikbaar komen. Patiëntgegevens worden beschouwd als een van de meest vertrouwelijke databronnen. Gebeurtenissen waarbij patiëntgegevens openlijk toegankelijk zijn op de werkplek of wanneer hackers toegang krijgen tot IT-systemen in de zorg, kunnen leiden tot enorme juridische en reputatierisico's. Omdat het vervolgtraject anders is dan bij een patiënt- of personeelsgerelateerd incident en de compliancy regelgeving rondom data zeer streng is, wordt het melden van deze incidenten in een aparte applicatie aanbevolen.
Aanbevelingen voor het melden van informatiebeveiligingsincidenten:
- Wanneer een datalead wordt ontdekt, dien je direct jullie juridische afdeling en/of compliancy officer te informeren. Afhankelijk van de omvang van het evenement is het raadzaam om ook je bestuur en de persafdeling erbij te betrekken.
- Begin met open en transparante communicatie naar alle betrokkenen.
Lees meer over onze applicatie dataveiligheid.
TPSC Cloud software
Worden incidenten nog op papier gemeld? Is het ontcijferen van handschriften onderdeel van je dagelijkse werk? Stop met papieren formulieren en ervaar het gemak van een compleet digitaal platform voor patiëntveiligheid!
Worden incidenten nog verzameld in Excel-spreadsheets? Hoe zorg je ervoor dat data niet verloren gaat en makkelijk toegankelijk is voor het management in de hele organisatie? Ga aan de slag met professionele cloudsoftware, speciaal gebouwd voor zorgorganisaties.
Vraag om een vrijblijvende online demo door onze Sales Consultant. Samen bespreek je jouw specifieke vragen en zie je hoe je onze software heel eenvoudig kunt implementeren.
