Registratie van arbeidsongevallen door UZ Leuven

Deze case study kwam tot stand na een interview met Maarten Onkelinx, applicatiebeheerder bij UZ Leuven, en de samenwerking tussen The Patient Safety Company (TPSC) en adheco. adheco is de partner van TPSC voor de Belgische markt. UZ Leuven, een universitair ziekenhuis met 9.000 medewerkers, werkt al ruim 10 jaar met de TPSC Cloud^TM software. Maarten is met ons platform gaan werken sinds hij 3 jaar geleden de taken van een collega overnam.

Korte omschrijving van de applicatie

Eén van de applicaties die UZ Leuven heeft gebouwd op het TPSC Cloud^TM platform is ‘MIMS’, het Medewerker Incident Meld Systeem. Hiermee kunnen medewerkers EHBO- en arbeidsongevallen melden.

• de medewerker meldt een voorval via een online formulier dat via het intranet beschikbaar is;
• de melder ontvangt een e-mailbevestiging;
• EHBO-meldingen worden dagelijks in de app opgevolgd;
• bij een arbeidsongeval wordt een mail verstuurd naar de personeelsdienst, omdat deze dossiers zo snel mogelijk naar de verzekeraar verzonden moeten worden.

Het dossier bevat verschillende rubrieken, waaronder een samenvatting van het incident die gebruikt wordt door de dienst preventie en milieu. Op deze manier kan de dienst in één oogopslag de status en belangrijkste details van een melding raadplegen. Nieuwe informatie wordt stelselmatig aan het dossier toegevoegd, onder andere:

• contactgegevens;
• details van het incident, zoals de plaats, het tijdstip en de activiteit van het slachtoffer;
• gevolgen voor de werktijdregeling en vergoeding voor het slachtoffer;
• details voor de verzekeraar zoals de gevolgen van het ongeval en dossiernummers.

In geval van een arbeidsongeval wordt de verzekeraar hiervan op de hoogte gesteld door middel van een aangifteformulier. Dit formulier wordt samen met een begeleidende brief automatisch vanuit het systeem gegenereerd.

Waarom gekozen voor de software van The Patient Safety Company?

UZ Leuven is jaren geleden begonnen met een applicatie voor patiënt-incidentmeldingen. In de loop der jaren werden er binnen het platform steeds meer meldapplicaties gebouwd.

Incidenten van medewerkers werden lange tijd binnen twee systemen beheerd. EHBO-incidenten werden reeds opgevolgd binnen de software van adheco. Arbeidsongevallen werden opgevolgd binnen een zelfontwikkelde applicatie in FileMaker.

Door wijzigingen aan de welzijnswetgeving inzake EHBO en arbeidsongevallen werd besloten om alle incidenten van medewerkers centraal te gaan beheren. Dat gebeurde met het TPSC Cloud^TMplatform. Sinds januari 2019 is de nieuwe applicatie ‘MIMS’ live.

Gemakkelijk voor medewerkers om incidenten te melden
Iedere medewerker kan eenvoudig een melding doen, via een link op het intranet. De 9.000 medewerkers melden jaarlijks ongeveer 300 EHBO-incidenten en 600 arbeidsongevallen.

UZ Leuven stimuleert medewerkers om zo veel mogelijk incidenten te melden. Dat is van belang als een incident zonder directe gevolgen op latere termijn toch kosten met zich meebrengt. Indien men in dat geval aanspraak wil maken op de verzekering is het van belang dat hiervan zo snel mogelijk na de feiten een melding werd ingediend.

”Na mijn prikongeval raadpleegde ik onmiddellijk de dienst arbeidsgeneeskunde. Voor de start van mijn consultatie registreerde ik via de tablet mijn arbeidsongeval, zodat dit meteen gemeld werd aan mijn werkgever."  (Medewerker UZ Leuven)

Hoe ziet de opvolging van incidenten eruit

Nadat een incident is ingevoerd, start een automatische workflow die op basis van enkele vragen het juiste vervolgtraject opstart. Een belangrijke filter die bepalend is voor de opvolging is of het om een EHBO-incident of om een arbeidsongeval gaat:

• Een EHBO-incident wordt opgevolgd door de dienst preventie en milieu. Deze meldingen worden binnen de dienst besproken en afgerond.
• Een arbeidsongeval wordt zowel door de dienst preventie en milieu als door de personeelsdienst opgevolgd. Hierbij staat de personeelsdienst in voor het afwerken en indienen van het dossier bij de verzekeraar.

Soms gebeurt het dat een medewerker de situatie anders interpreteert, waardoor de verkeerde opvolging wordt gestart. De dienst preventie en milieu zal het EHBO-incident dan wijzigen naar een arbeidsongeval.

De dienst preventie en milieu contacteert de betrokken persoon/afdeling om het incident en mogelijke verbeteracties te bespreken. Enkele verbeteracties die zijn ondernomen, zijn bijvoorbeeld de aanschaf van oogdouches en het plaatsen van waarschuwingskegels/pionnen.

De rol van de applicatiebeheerder

Bij zijn start was Maarten 1 tot 2 dagen per week bezig met de bouw van de applicatie. Sinds de nieuwe applicatie voor personeelsincidenten live is, beperkte de rol van applicatiebeheerder zich tot een ondersteunende functie:

1. Het onderhouden van het gebruikersbeheer: bv. bij een reorganisatie of uitbreiding van een app waarbij nieuwe toegangsrechten toegekend moeten worden;
2. Kleine aanpassingen aan een workflow;
3. Bepaalde rapportages die aangepast moeten worden.

Maarten heeft ad hoc overleg met de personeelsdienst waarbij aanpassingen aan de applicatie snel besproken worden en op korte termijn kunnen worden doorgevoerd.

Learnings bij de implementatie

Bij de start van het werken met het platform was er meteen een grote leercurve. Enkele belangrijke learnings zijn:

• Bij een meldersvraag op een formulier bestaat er de mogelijkheid om meerdere soorten labels aan te maken, voor gebruik op verschillende momenten zoals bij o.a. rapportages, exports en in het formulier zelf. Dat maakt het complexer, maar zorgt wel voor veel flexibiliteit voor het opstellen van de applicatie. Zo zijn de exportlabels voorgedefinieerd, maar ze kunnen naar wens aangepast worden;
• Bij het opstellen van een sjabloon (bv. om een aangifteformulier af te drukken) wordt gebruik gemaakt van samenvoegvelden in Word. Op deze manier kan alle mogelijke informatie vanuit het dossier toegevoegd worden aan het aangifteformulier. De inrichting hiervan is in samenwerking met adheco gedaan;
• Een meldersvraag bezit 25 invulvelden (melderopties zoals login, naam, voornaam, dienst, telefoon). De dataset van UZ Leuven bevat echter meer informatie en het ziekenhuis diende deze volledig te koppelen aan de applicatie. Om de resterende informatie aan de melder te koppelen, diende een tweede meldersvraag aangemaakt te worden. Deze meldersvraag bevat andere data, die nodig zijn voor het indienen van een arbeidsongeval. Dit was de meest optimale oplossing. Er moet dus goed worden nagedacht welke vragen het meest belangrijk zijn, bijvoorbeeld voor het activeren van de juiste automatische workflow. Deze vragen moeten bij de initiële melding worden gesteld;
• Er wordt van de applicatiebeheerder een goed inlevingsvermogen verwacht, in de situatie van de melder, en tevens van de te doorlopen flow van de melding. Wanneer bepaalde vragen onduidelijk worden geformuleerd, kan de melder door misinterpretatie de verkeerde antwoorden geven. Daarom is met diverse gebruikersgroepen getest en is op basis van feedback verder geoptimaliseerd.

Voordelen voor de organisatie

De belangrijkste voordelen die UZ Leuven ervaart zijn op het gebied van integratie: meer applicaties binnen één omgeving.

Meerdere diensten werken nu binnen eenzelfde platform dat specifiek ontwikkeld en gevalideerd is als meldsysteem (in tegenstelling tot het bijhouden van ‘lijsten’ in Sharepoint of andere omgevingen). Dit is in het belang van audits en accreditaties binnen de organisatie.

• Versnelde leercurve bij de applicatiebeheerder(s) en de gebruikers: door meerdere applicaties binnen de omgeving te ontwikkelen, voelt het platform vertrouwd(er) aan voor beheerders en gebruikers. Dit maakt de stap naar het maken van nieuwe applicaties kleiner.
• Het ontwikkelen van nieuwe meldapplicaties zorgt ervoor dat deze ervaringen meegenomen kunnen worden naar latere projecten binnen hetzelfde systeem.

Door meerdere applicaties binnen één omgeving te organiseren, dient er minder (handmatig) informatie uit andere databanken opgezocht te worden.

• Dit zorgt voor meer snelheid en een kleinere kans op fouten in het proces van opvolging.
• Data (rapportages, dashboards) kunnen snel ter beschikking worden gesteld aan medewerkers en overlegorganen.
• De eindgebruiker kan hetzelfde werk in minder tijd uitvoeren.

De gebruikersrechten van de gebruikers zijn heel specifiek in te richten

• De gebruiker ziet alleen die functionaliteiten die voor hem/haar van toepassing zijn
• Om de privacy van betrokken personen te waarborgen, ziet een specifieke gebruiker alleen die data die voor het vervolgproces noodzakelijk zijn.

Toekomstige ontwikkelingen

Na de lancering van de MIMS-applicatie werden nieuwe verbeterprojecten binnen het platform opgestart. Enkele voorbeelden zijn:

1. Het ziekenhuis gaat meer inzetten op het voorkomen van valincidenten bij patiënten. Hierbij zal een decentrale aanpak gehanteerd worden, waarbij diensten zicht krijgen op de valincidenten op hun afdeling. Op deze manier krijgen ze inzicht in relevante info zoals waar, wanneer en hoe een valincident plaatsvond, waarna concrete acties ondernomen kunnen worden.
2. Ook voor andere incidenten (alles behalve valincidenten) zal een methodiek uitgewerkt worden om diensten meer te betrekken bij de incidenten op hun afdeling, alsook om de betrokken werkgroepen (bv. werkgroep agressie) een geoptimaliseerde afhandeling aan te bieden.
3. De app van het fertiliteitscentrum is geëvalueerd en wordt uitgebreid naar een meldsysteem voor alle biobanken binnen UZ Leuven. De aanleiding is onder andere dat de huidige inrichting in SharePoint geen gevalideerde omgeving was (o.a. ontbreken van audit trail). Ze willen alle meldingen in 1 platform onderbrengen en zo beter inzicht krijgen in de type meldingen Verbeterplannen die van toepassing zijn voor meerdere biobanken kunnen op deze manier overkoepelend worden aangepakt. De onderlinge communicatie tussen de verschillende afdelingen over incidenten en verbeterplannen kan op deze manier geoptimaliseerd worden.

Meer weten?

Heb je vragen naar aanleiding van deze case over UZ Leuven? Wellicht heb je een meer inhoudelijke vraag over kwaliteit- en risicomanagement? Onze specialisten helpen je graag verder.

Voor meer informatie over patiëntveiligheid biedt onze Themapagina Patiëntveiligheid een stappenplan.

Of wil je meer weten over de mogelijkheden met onze software voor je eigen organisatie? We horen het graag van je. Vul dan het contactformulier in op onze website of bel +31 72 - 8200 400.