Van 2008 tot nu: hoe bevalt TPSC Cloud™ op de lange termijn?
Dimence Groep bestaat uit 7 stichtingen, die werken in de regio’s Almelo, Deventer en Zwolle. Iedere stichting heeft zijn eigen doelgroep:
- Stichting Dimence voor de specialistische ggz
- Transfore voor de forensische ggz
- Mindfit voor de basis ggz
- De Kern voor maatschappelijke dienstverlening
- Jeugd ggz voor de jeugd
- Impluz voor vernieuwende initiatieven binnen de ggz
Samen delen zij de ambitie om de geestelijke gezondheidszorg, maatschappelijke participatie en het welzijn van hun werkgebied te verbeteren.
Met een groep van meer dan 2400 medewerkers en 50.000+ cliënten en deelnemers per jaar is het van cruciaal belang dat incidenten in de gezondheidszorg veilig gemeld kunnen worden.
Toen dit onderwerp in 2008 steeds belangrijker werd voor GGZ instellingen kwam Dimence Groep bij The Patient Safety Company terecht voor hun incident management software.
Door de jaren heen is er langzaam gemigreerd naar een op maat gemaakt totaal kwaliteitsmanagement systeem, wat ondersteuning biedt aan audits, het opstellen van verbeterpunten, en aan Risico Inventarisatie en Evaluatie (RIE) processen.
Waarom heeft Dimence Groep destijds voor het TPSC-platform gekozen?
Toen Dimence Groep in 2008 op zoek ging naar een leverancier werden er vier partijen uitgekozen om hun oplossingen te presenteren. Daar kwam uit dat The Patient Safety Company in verschillende opzichten het beste voorziet in de wensen en behoeften van de organisatie.
Belangrijk voor Dimence Groep waren vooral:
- Gebruiksvriendelijkheid en overzichtelijkheid;
- Flexibiliteit en snelheid van toepassingen;
- Inzichtelijkheid en behulpzaamheid.
Omdat Decentrale Risico Coördinatoren (DRCs) en Decentrale Veiligheidscoördinatoren (DVCs) de nadruk voor GGZ instellingen soms leggen op andere onderwerpen, is het belangrijk dat het systeem hier snel op aangepast kan worden. Doordat de ontwikkeling met het TPSC-platform snel en soepel gaat loont het ook om kleine toepassingen, ook degene die maar een korte tijd nodig zijn, door te voeren.
"Het mooie van het systeem is dat je met relatief weinig inspanningen toch snel een proces kan ondersteunen" (René Rust, Hoofd Informatisering en Automatisering)
Voldoet de software nog steeds aan de verwachtingen?
Gedurende de looptijd zijn er een paar keer aanpassingen gedaan aan bijvoorbeeld de vragenlijsten en aan hoe zaken worden geïnventariseerd. De applicatie is nu gericht op melden, inventariseren en verbeteren, en er is een integraal beeld van meldingen en opvolgingen.
Waar nodig worden de bestaande processen voortdurend uitgebreid, zo is er samen met de TPSC consultant een proces gebouwd dat ondersteunt bij het nabellen van de wachtlijsten.
Een leerpunt was om altijd eerst te controleren of er gebruik gemaakt kan worden van bestaande hulpsystemen, zodat reeds beschikbare oplossingen optimaal ingezet worden.
Zo helpt de applicatie bij dagelijkse uitdagingen
Samen met TPSC is de Verbeter Volg (Improve) module gebouwd. Deze voegt de verbeteringen uit allerlei onderdelen samen in een enkel systeem. Alles is hierdoor op een plek te raadplegen en op aanvraag kan men ook rapportages hieruit halen.
Voor de gebruiksvriendelijkheid is het fijn dat alle informatie voor zowel leidinggevenden als medewerkers nu in hetzelfde systeem overzichtelijk beschikbaar is. Hierdoor wordt het ook gemakkelijker om de opvolging aan te geven. De applicatie wordt hiermee zo behulpzaam mogelijk gemaakt voor de procesverantwoordelijken zelf.
Hoe verloopt de samenwerking met The Patient Safety Company?
Qua samenwerking is het fijn dat Dimence Groep al jaren dezelfde TPSC consultant heeft, die alle facetten van het systeem inmiddels goed kent. Hierdoor kan goed geschakeld worden en kunnen bij vragen ook snel de juiste personen gevonden worden.
Doorlopende verbeteringen van het platform
De gebruikersinterface van TPSC heeft wat subtiele verschillen met die van andere programma’s, wat bij nieuwe gebruikers soms voor verwarring kan zorgen.
TPSC gaat echter serieus om met feedback over het platform en is doorlopend bezig om verbeteringen door te voeren om het product nog verder te optimaliseren voor haar klanten. Zo komt er binnenkort een update uit van de UX/UI (User Experience/User Interface), welke het gebruiksgemak verder gaat verbeteren.
"Er wordt echt geluisterd naar klanten en met feedback wordt ook echt iets gedaan."(René Rust, Hoofd Informatisering en Automatisering)
De toekomst met de software
Vanuit de DRCs komt er steeds meer aandacht voor Veilig Incident Melden (VIM) en het RIE proces. Hoewel het hele RIE systeem al ingericht is gaat dit vanuit de gebruikerskant misschien nog veranderingen doormaken. Dit heeft uiteindelijk ook een hele impact op de patiëntveiligheid. Intern wordt hier steeds meer aandacht aan besteed.
Daarnaast is een doel van de verbeteringen aan de applicatie dat deze vaker en korter ingezet kan worden in plaats van minder vaak lang, zodat medewerkers ook genoeg tijd hebben om hun dagelijkse werkzaamheden uit te voeren. Hiermee wordt de software meer afgestemd op de ambities en het gebruiksgemak van de verantwoordelijken van het kwaliteitsproces.
Focus op data
Naast verbeteringen aan de applicatie wordt er steeds meer gewerkt met data. Dankzij de inzichten die uit data gehaald worden kan er proactief gewerkt worden aan verbeteringen van het zorgsysteem. Van achteraf oplossen wordt er hiermee een slag gemaakt naar leren en preventief handelen.
Vitaal & Veilig Thuis
Samen met TPSC is het platform gebruikt in een mooi project met Vitaal & Veilig Thuis (VVT). Hierbij worden er gesprekken gevoerd bij mensen thuis met een vragenlijst om te kijken of kwetsbare doelgroepen nog veilig in hun woonomgeving kunnen leven. Waar nodig worden er op basis van deze gesprekken dan diensten ingezet om de veiligheid voor deze mensen verder te verbeteren, bijvoorbeeld door het ophangen van brandmelders.
Dit is een project waar we erg trots op zijn en dat een goed voorbeeld is van hoe de software ook vanuit de samenleving nuttig gebruikt kan worden om de veiligheid te verbeteren.
Meer weten?
Heb je vragen naar aanleiding van deze case over Dimence Groep? Of wellicht een meer inhoudelijke vraag over kwaliteitsmanagement of patiëntveiligheid? Onze specialisten helpen je graag verder.
Of wil je meer weten over de mogelijkheden met onze software voor je eigen organisatie? We horen het graag van je. Vul dan het contactformulier in op onze website of bel +31 72 - 8200 400.
Meer informatie?
Wil je meer informatie over de TPSC Cloud™ software? Vraag dan geheel vrijblijvend een online demonstratie aan. Maak in 30 minuten kennis met de software en ontdek de vele mogelijkheden.
