Organisaties die op het punt staan het papieren proces of het huidige digitale systeem te vervangen kampen met veel vragen, zoals: Welke software is er? Wat maakt een goed pakket, waar moet je op letten? Hoe kun je een goede selectie maken? Maar ook: Wat kun je vandaag de dag verwachten? Technologische ontwikkelingen volgen elkaar ten slotte snel op. Al deze vragen worden kunnen uiteen gezet worden in een programma van eisen. Maar hoe schrijf je een goed programma van eisen? Waar moet je beginnen?
Bij het tot stand komen van een goed programma van eisen geldt; een goede voorbereiding is het halve werk. Daarom beschrijft deze blog waar je rekening mee moet houden bij het schrijven van een programma van eisen.
Bepaal de definitie van een kwaliteitsmanagementsysteem
In de voorbereiding tot aanschaf of vervanging van software is het goed om als organisatie gezamenlijk stil te staan wat de definitie van een kwaliteitsmanagementsysteem is. Dit creëert helderheid voor alle betrokkenen. Waar komt de behoefte tot aanschaf precies vandaan komt? Op die manier wordt helder waar de software aan moet voldoen.
Bepaal gezamenlijk de definitie van een kwaliteitsmanagementsysteem, zodat helder is wat de organisatie onder een kwaliteitsmanagementsysteem verstaat.
Een mogelijke definitie kan zijn:
“Een digitaal kwaliteitsmanagementsysteem geeft organisaties de mogelijkheid om activiteiten die de kwaliteit van zorg verbeteren op één plek samen te voegen, zodat de organisatie weet wie, wanneer, welke acties onderneemt. Het maakt onderdeel uit van het algehele managementsysteem van een zorginstelling en heeft als doel de patiëntveiligheid – en daarmee de kwaliteit – van de zorg te verbeteren. Uiteindelijk moet hierdoor het aantal vermijdbare fouten in de zorg zoveel mogelijk worden verminderd. In een kwaliteitsmanagementsysteem worden methodieken om de risico’s van een zorginstelling inzichtelijk te maken samengevoegd.”
Maak organisatiedoelstellingen helder
Het is van belang dat organisaties zich afvragen welke doelstellingen ze willen bereiken en hoe een kwaliteitsmanagementsysteem hierin kan ondersteunen.
Een kwaliteitsmanagementsysteem kan voor een breed scala aan doelstellingen functioneren:
- Verbeteren van de patiënt/cliënttevredenheid
Wanneer er aandacht is voor veilige zorg zal de tevredenheid van de patiënt toenemen. Door zicht op vermijdbare en onbedoelde fouten in zorgprocessen kan de zorg gericht worden verbeterd en daarmee ook patiëntveiligheid en -tevredenheid.
- Kostenbeheersing door het verminderen van vermijdbare fouten
Wanneer vermijdbare fouten worden gemaakt, heeft dit consequenties voor de financiën van een zorginstelling. Bedenk bijvoorbeeld eens wat het kost wanneer een patiënt niet nuchter naar de OK gaat. Bij de eerste check wordt de patiënt teruggestuurd. Wat kost het als een heel OK team even niets staat te doen, omdat ze moeten wachten op de volgende patiënt? Door fouten inzichtelijk te maken, kun je kosten reduceren zonder te hoeven bezuinigen.
- Vergroten van de effectiviteit van de organisatie
Gemelde incidenten maken inzichtelijk waar de zwakke schakels van de organisatie zich bevinden. Zijn er bepaalde processen waar regelmatig over wordt gemeld? Door deze processen te analyseren en vervolgens te verbeteren, kan de effectiviteit direct worden vergroot. Bovendien draagt een kwaliteitsmanagementsysteem bij aan het automatiseren van processen. Dit vergroot de productiviteit.
- Verbeteren van de dienstverlening
Met het verbeteren van de effectiviteit en de veiligheid wordt ook meteen de dienstverlening van de zorginstelling verbeterd. Rapportages over gemelde incidenten en klachten maken inzichtelijk op welke onderdelen de dienstverlening kan worden verbeterd.
- Verbeteren van de veiligheidscultuur en risicobewustzijn
Een digitaal kwaliteitsmanagementsysteem stimuleert de veiligheidscultuur. Incidenten worden niet meer achter gesloten deuren besproken, maar worden in teamverband of in commissies behandeld. Zorgprofessionals beseffen hierdoor dat het ook hen had kunnen gebeuren. Dit vergroot het risicobewustzijn.
- Inzichtelijk maken van de prestaties op teamniveau en individueel niveau
Rapportage over incidenten per afdeling, team, proces of individu maken inzichtelijk welke onderdelen van de organisatie meer aandacht behoeven. Het is overigens niet altijd één op één over te nemen dat de veiligheid van een afdeling beneden pijl is wanneer de meeste meldingen van een bepaalde afdeling komen. Het zegt vaak ook iets over de cultuur en het risicobewustzijn van de desbetreffende afdeling.
- Verbeteren van de afhandeling van incidenten en klachten
Door het veiligheidsmanagementsysteem is de afhandeling van klachten en incidenten goed te volgen. Per processtap is inzichtelijk welke acties zijn afgehandeld en welke acties, door wie, wanneer er nog uitgevoerd moeten worden. Ook hierin zijn de taken en de verantwoordelijkheden in iedere processtap vastgelegd.
Breng huidige processen en gebruikersrollen in kaart
Voor aanschaf van de software is het voor organisaties verstandig om na te denken over de huidige processen en de gebruikersrollen. Deze vormen een goed startpunt waar de software aan moet kunnen voldoen. Hierbij gaat het om alle betrokken professionals en belangrijke functionarissen die betrokken zijn bij de kwaliteit en de veiligheid in de organisatie.
De implementatie van een digitaal kwaliteitsmanagementsysteem heeft invloed op alle lagen van de zorginstelling. Een projectteam vormen is een belangrijke eerste stap. Een projectteam bevordert betrokkenheid tijdens de implementatie en heeft een positieve invloed op de acceptatie van de organisatie. Zij benoemen de knelpunten van het huidige kwaliteitsmanagementsysteem of de papieren werkwijze.
Een belangrijke eerste stap is het vormen van een projectteam. Zij benoemen de knelpunten van het huidige kwaliteitsmanagementsysteem of de papieren werkwijze.
Aan de hand hiervan kan een vertaling worden gemaakt naar het programma van eisen van het nieuwe systeem. Ook kunnen er al keuzes gemaakt worden over de verschillende sleutelposities, rollen en de bijbehorende rechten en verantwoordelijkheden.
Houd rekening met wet- en regelgeving
Vanuit wet- en regelgeving worden basiseisen gesteld aan de kwaliteitsrapportages die zorginstellingen moeten aanleveren voor accreditatie doeleinden of de inspectie. Bij het beschrijven van het programma van eisen is het daarom goed om rekening te houden met de rapportage-functionaliteit van de software.
De rapportagetool kan direct bijdragen bij het opleveren van gegevens aan de inspectie, kwaliteitsinstituten of zorgverzekeraars, maar uiteraard zijn deze ook goed in te zetten als stuurinformatie voor management en directie.
Download het eBook: PvE Kwaliteitsmanagementsysteem
Wilt u meer lezen over het schrijven van een Programma van Eisen voor een digitaal kwaliteitsmanagementsysteem? Klik hier om het eBook te downloaden. Het eBook kunt u gebruiken als leidraad voor het schrijven van uw eigen programma van eisen. Daarnaast kunt u het gebruiken om te beoordelen of TPSC Cloud™ wellicht een geschikt systeem is voor uw eigen organisatie. Het eBook is alleen beschikbaar in het Engels.
