De financiële impact van incidenten in de zorg

Patiënten beschermen: dat is wat zorgverleners elke dag proberen te doen. Kijk naar de missie van een ziekenhuis of zorgorganisatie en je ziet dat deze op de een of andere manier betrekking heeft op patiëntveiligheid, waarbij veiligheid vaak de eerste prioriteit is. Patiëntveiligheid gaat echter niet alleen over het vermijden van fouten en incidenten om patiënten en personeel te beschermen tegen schade. Er zit een andere kant aan het verhaal: fouten op het gebied van patiëntveiligheid kunnen een grote impact hebben op de financiële levensvatbaarheid van een organisatie.

Waarom is dit belangrijk? In de kern is een zorgorganisatie een bedrijf dat, net als elk ander, inkomsten nodig heeft om te overleven. Wanneer een zorgorganisatie geld of vergoedingen verliest als gevolg van boetes, rechtszaken of lagere aantallen patiënten, brengt dit haar vermogen om winstgevend te blijven in gevaar. Zonder voldoende inkomsten kan het geen:

• hoogwaardige zorg aanbieden door voldoende personeel in dienst te hebben; waardoor er problemen met de bezetting ontstaan;
• de benodigde benodigdheden of geavanceerde tools en technologie aanschaffen die het nodig heeft; d.w.z. het beheer en beschikbaar stellen van materialen lijdt eronder;
• diensten voor de gemeenschap uitbreiden om haar missie te vervullen.

Helaas is geen enkele zorgorganisatie vrijgesteld van de financiële impact van fouten op het gebied van patiëntveiligheid. Alle soorten en maten instellingen worden getroffen, zelfs grote of gespecialiseerde zorginstellingen die actief werken aan patiëntveiligheidsdoelstellingen.

Hoe kunnen fouten in de zorg leiden tot lagere inkomsten?

Bijvoorbeeld, in de Verenigde Staten sterven elk jaar ongeveer 100.000 mensen als gevolg van medische fouten. De jaarlijkse kosten van deze medische fouten voor de gezondheidszorg in dat land bedragen $ 20 miljard.

Er zijn verschillende manieren waarop patiëntveiligheid en incidenten met patiënten van invloed kunnen zijn op de inkomstenstroom van een zorgorganisatie. Stel je de volgende situatie voor:

1. Fouten op het gebied van patiëntveiligheid kunnen rechtstreeks van invloed zijn op vergoedingen in het kader van value-based-healthcare. Dat komt doordat vergoedingen steeds vaker worden gekoppeld aan het behalen van kwaliteitsdoelstellingen. Deze doelen of drempels vereisen dat de zorginstelling (en zelfs de individuele zorgverlener) resultaten behaalt die ook bepaalde doelstellingen voor patiëntveiligheid omvatten (bijv. minder valincidenten). Slechte prestaties staan gelijk aan minder vergoedingen;
2. Fouten op het gebied van patiëntveiligheid kunnen ertoe leiden dat ziekenhuizen geld verliezen op vastgestelde vergoedingen op specifieke behandelingen. Dat komt omdat fouten de totale zorgkosten kunnen verhogen, zodat deze uiteindelijk hoger zijn dan de vaste vergoeding die de organisatie zal ontvangen. Dit geldt met name voor fouten die resulteren in in het ziekenhuis opgelopen aandoeningen die de zorgkosten onnodig opdrijven;
3. Het niet naleven van richtlijnen brengt soms geldboetes of ingehouden vergoedingen met zich mee;
4. Rechtszaken (bijv. vanwege slecht onderhouden apparatuur, ongekwalificeerde medewerkers, operatie verkeerd uitgevoerd, enz.) door patiënten, hun families en zelfs zorgverleners en personeel kunnen leiden tot juridische kosten. Zelfs geregistreerde incidenten die uiteindelijk niet resulteren in letsel voor de patiënt, kunnen de kosten opdrijven en bijdragen aan inkomstenderving, als ze niet goed worden beheerd;
5. Daadwerkelijke fouten of bijna-incidenten rondom de veiligheid van patiënten kunnen extreme psychologische effecten bij betrokkenen veroorzaken, zoals woede, schuldgevoelens, depressie en zelfmoord. De behandeling van burn-out bij medewerkers en het tegengaan van personeelsverloop leidt tot een extra kostenpost;
6. Reputatieschade kan ertoe leiden dat patiënten elders zorg afnemen. Dit patiëntverlies heeft een directe invloed op het volume en de omzet van een instelling. Naarmate patiënten zich meer bewust worden van openbaar gerapporteerde kwaliteitsclassificaties en behandel-succesratio's, zullen ze hun zorgaanbieder waarschijnlijk zorgvuldiger kiezen - vooral in concurrerende markten waar het aanbod van zorgverleners groter is dan de vraag naar zorg. De reputatie van een organisatie kan worden aangetast na een enkele fout in de patiëntveiligheid, en het kan jaren duren voordat het vertrouwen weer is opgebouwd.

Wie is verantwoordelijk voor het effect van incidenten op de financiële positie

Als het om patiëntveiligheid gaat, is eigenlijk iedereen erbij betrokken. Dus ook de mensen buiten het klinische zorgteam, zoals administratiemedewerkers, IT, kwaliteitsmedewerkers, en anderen. Iedereen in de organisatie speelt een rol bij het waarborgen van een veilige patiëntervaring.

Iedere medewerker moet de specifieke rol die ze spelen begrijpen en hoe hun acties de veiligheid in gevaar kan brengen of juist vergroten. Zo moeten ze weten wanneer en hoe incidenten moeten worden gemeld - een taak die lastiger wordt naarmate de cultuur van een organisatie verandert door fusies en overnames en naarmate er nieuw personeel wordt aangenomen. De juiste mix van mensen, processen en technologie kan hierbij helpen.

Het is niet verrassend dat een aantal van de doelen van World Patient Safety Day onder andere de volgende zijn:

• Zorg voor een periodieke evaluatie van alle ernstige veiligheidsgerelateerde incidenten die in zorginstellingen worden gemeld;
• Maak speciaal beleid voor het melden van ernstige incidenten, incidenten die eigenlijk nooit mogen voorkomen. Definieer dergelijke incidenten en communiceer beleid in de hele organisatie;
• Geef medewerkers regelmatig feedback over de voortgang van het onderzoek naar het incident dat ze hebben gemeld en communiceer welke actie is ondernomen;
• Verplicht onmiddellijke melding en onderzoek van ernstige veiligheidsgerelateerde incidenten;
• Minimaliseer de belemmeringen om te rapporteren en vervang papieren formulieren door de mogelijkheid om digitaal incidenten te melden;
• Organiseer crisisteams en ontwikkel noodprocessen om te reageren op situaties waarin de veiligheid van personeel en patiënten in gevaar is;
• Houd het aantal en het aandeel van ernstige veiligheidsgerelateerde incidenten bij die in een bepaalde periode in een zorginstelling zijn gemeld. Interessant is dat wanneer organisaties patiëntveiligheid serieus nemen, de medewerkerstevredenheid toeneemt. In een 'safety first'-organisatie is er minder personeelsverloop en een grotere productiviteit en efficiëntie van het personeel. Als het personeel tevreden is, zijn ze bovendien beter in staat om de tevredenheid van patiënten en hun families te verhogen.

Hoe kunnen ziekenhuizen gelijktijdig patiëntveiligheid én inkomsten waarborgen

Als er zoveel op het spel staat, hoe kunnen ziekenhuizen de patiëntveiligheid én de inkomsten waarborgen? In één woord: data. Door gegevens te gebruiken als leidraad voor realtime verbetering, kunnen zorgorganisaties het risico op fouten identificeren en elimineren voordat ze optreden, en niet achteraf nadat een patiënt letsel heeft opgelopen.

Het optimaliseren van het gebruik van gegevens vereist echter enige mate van automatisering, zodat bruikbare inzichten toegankelijk worden. Automatisering kan incidentrapportage versnellen en het vermogen van jouw organisatie vergroten om onmiddellijk actie te ondernemen. Het kan medewerkers ook herinneren aan komende deadlines voor opvolging, zodat organisaties altijd vooruit blijven werken.

Zelfs vóór de COVID-19 pandemie hanteerden veel ziekenhuizen op flinterdunne marges, waardoor ze vatbaar waren voor reorganisatie van bepaalde onderdelen of zelfs sluiting. De pandemie heeft de financiële druk voor velen alleen maar erger gemaakt.

Ziekenhuizen over de hele wereld zetten zich in om hun faciliteiten veiliger te maken, door fouten zoveel mogelijk te voorkomen of te beperken. Het kunnen bereiken van dit doel begint voor hen allemaal met het identificeren en elimineren van mogelijke risico's voor de patiëntveiligheid. Met een digitaal kwaliteitsmanagementsysteem kunnen organisaties alle activiteiten combineren die gericht zijn op het verbeteren van kwaliteit en veiligheid, zodat ze risico's kunnen identificeren en deze integraal kunnen aanpakken.

Lees meer over kwaliteitsmanagement op onze themapagina die verschillende belangrijke elementen van kwaliteitsmanagement bespreekt. Of download ons eBook voor hulp bij het schrijven van jullie interne businesscase.