Ieder jaar opnieuw komen ze weer langs: audits. Ze zijn belangrijk om de kwaliteit van zorg te waarborgen, maar kosten vaak ook veel tijd en moeite om te voltooien.
Zo wordt er voor audits gebruikgemaakt van lange vragenlijsten en formulieren, die gescand worden of handmatig om worden gezet naar sheets om in een overzicht te kunnen controleren of er gewerkt wordt zoals vastgelegd is in de procesbeschrijvingen of werkinstructies.
Al met al is het voltooien van een audit geen gemakkelijke taak. Er moet veel bijgehouden worden en het is makkelijk om het overzicht kwijt te raken.
Onze klant GGZ Drenthe vond dat dit ook anders moest kunnen. Samen met hen heeft The Patient Safety Company daarom een applicatie opgebouwd om audits via ons TPSC Cloud Platform uit te kunnen voeren. Zo is alles gemakkelijk op een plek bij elkaar, en worden notificaties vanzelf gestuurd! Lees snel verder om te zien hoe dit in zijn werk gaat.
De kwaliteitsafdeling van GGZ Drenthe plant voor iedere afdeling de audits in en zet deze uit in het systeem. Een audit bestaat uit een vragenlijst die afhankelijk is van het thema van de audit en de specialisaties van de afdeling. Deze vragenlijst is opgedeeld in hoofdstukken die ieder een ander subthema van de audit behandelen.
In ieder hoofdstuk worden verschillende normen getoetst en kunnen de prestaties per norm bijgehouden worden op een schaal. Ook kunnen er tekstuele toelichtingen gedaan worden bij ieder antwoord. Zo kan er nog steeds genotuleerd worden op het digitale formulier.
Bij het starten van de vragenlijst worden alle betrokkenen ingevuld in het formulier. Dit gaat niet alleen om degenen die aanwezig zijn bij het invullen van de audit, maar ook andere belanghebbenden zoals afdelingshoofden. Door hen in te voeren in het formulier worden zij op de hoogte gehouden van het vervolg van de audit.
Nadat een audit is gedaan, wordt automatisch een rapport opgesteld door het systeem. Hierin worden alle hoofdstukken uitgelicht met scores, en worden ook de individuele vragen met hun scores weergegeven zodat er bijvoorbeeld gekeken kan worden naar welk punt van een onderwerp de score naar beneden haalt.
In dit rapport zijn de tekstuele uitleggen bij ieder antwoord zichtbaar, zodat ook later nog achterhaald kan worden waar bepaalde scores vandaan zijn gekomen. Zo kun je gemakkelijk achteraf nog de verdieping opzoeken.
Na het doornemen van het rapport kunnen er verbeteracties opgesteld worden op basis van de uitkomst van de audit. GGZ Drenthe kan deze bij het nabespreken van een audit handmatig in hun Improve applicatie zetten, met als herkomst 'interne audit'.
Het is echter ook mogelijk om verbeteracties via een koppeling automatisch te exporteren naar Improve. In dit geval wordt de herkomst van de verbeteractie vanzelf meegenomen als een audit en kan je heen en weer navigeren van Improve naar de audit en andersom.
Dankzij een integratie met Power BI kunnen de gegevens van audits vergeleken worden over de verschillende afdelingen van de zorgorganisatie. Er kan ingezoomd worden op verschillende niveaus, waarbij Power BI ervoor zorgt dat alle visualisaties op het werkblad meegaan in de zoomfunctie.
De rapportage met Power BI vereenvoudigt niet alleen het identificeren van pijnpunten, maar maakt het ook makkelijker om de prestaties door de tijd heen te monitoren. Audits zijn immers een jaarlijks terugkerend onderdeel van het werk en zo kan met een gestandaardiseerd formulier de voortgang gevolgd worden door de tijd.
Door de integratie van de audit applicatie in het volledige TPSC Cloud Platform, is alles op dezelfde plek te bekijken en beoordelen. Niet alleen audits zijn overzichtelijker, maar ook de koppeling met Improve en het monitoren van de resultaten met rapporten maakt het proces gemakkelijker. Zo zorgt de applicatie ervoor dat de verbetercyclus veel beter geborgd wordt.
Daarnaast kan de vragenlijst gemakkelijk op een tablet meegenomen worden wanneer de audit op locatie uitgevoerd wordt. De vragenlijst wordt ingevuld in de cloud en is dus meteen voor alle belanghebbenden bereikbaar, er hoeft niets ingescand te worden en er is een kleiner risico op menselijke fouten.
Heeft deze applicatie je interesse gewekt en zou je graag meer weten over de mogelijkheden van deze en andere maatwerkapplicaties van The Patient Safety Company? Neem dan gerust contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken!