Kwaliteitsmanagement systeem, nut of noodzaak?

Wat verstaan we onder een kwaliteitsmanagement systeem?

Kwaliteitsmanagement systeem, nut of noodzaak? Om hier een antwoord op te kunnen geven is het verstandig om eerst vast te stellen wat we precies bedoelen met een kwaliteitsmanagementsysteem. Het kwaliteitsmanagementsysteem maakt deel uit van het algehele managementsysteem van een zorginstelling en heeft als doel de patiëntveiligheid - en daarmee de kwaliteit - van de zorg te verbeteren. Uiteindelijk moet hierdoor het aantal vermijdbare fouten in de zorg zoveel mogelijk worden verminderd en zo mogelijk tot nul worden gereduceerd.

Functie kwaliteitsmanagementsysteem

De meeste zorg- en welzijnsinstellingen hebben processen ingericht om de kwaliteit en veiligheid te borgen en verbeteren. Maar in veel organisaties is de verantwoordelijkheid belegd op verschillende plekken in de organisatie. Op verschillende afdelingen. Bij verschillende functionarissen.

Een digitaal kwaliteitsmanagement systeem maakt het voor zorginstellingen mogelijk om alle activiteiten gericht op het verbeteren van kwaliteit op één plek samen te voegen, zodat de organisatie weet wie, wanneer, welke acties onderneemt. Dit geeft direct handvatten om de risico’s in de instelling bloot te leggen én integraal aan te pakken. Bepaal gezamenlijk de definitie van een kwaliteitsmanagement systeem, zodat helder is wat de organisatie onder een kwaliteitsmanagement systeem verstaat. 

Aspecten van een kwaliteitsmanagement systeem

Het is belangrijk om de juiste professionals mee te laten denken over de inhoud van het kwaliteitsmanagementsysteem. Zo kunnen alle methodieken om de risico’s van een zorginstelling inzichtelijk te maken samengevoegd worden. Bij de meeste zorginstellingen worden onderstaande methodieken en indicatoren opgenomen in het kwaliteitsmanagementsysteem:

• Retrospectieve risicoanalyse: “Wat is er mis gegaan?” Het veilig incidenten melden en het analyseren van incidenten.
• Prospectieve risicoanalyse: “Wat kan er mis gaan?” Het analyseren van de zorgprocessen voordat een incident optreedt. Zorgprocessen zijn alle handelingen die moeten worden verricht om de zorgvraag van de patiënt te beantwoorden; vanaf het eerste contact met de zorginstelling tot en met het ontslag.
• Klachten van patiënten, cliënten of hun naasten
• Arbo incidenten
• Medewerkerstevredenheid
• Veiligheidscultuur, meten en verbeteren
• Verbetervolgsysteem

Een goed ingericht kwaliteitsmanagementsysteem geeft de zorginstelling handvatten om de kwaliteit te verbeteren.

Voordelen kwaliteitsmanagement systeem

Om risico’s te signaleren, verbeteringen door te voeren en beleid vast te leggen, te evalueren en aan te passen is een goed kwaliteitsmanagementsysteem voor een zorginstelling bijna niet weg te denken. Het biedt de volgende voordelen bij het verbeteren van de veiligheidscultuur én het verbeteren van de zorgprocessen:

• Het risicobewustzijn wordt op verschillende lagen in de organisatie verankerd, doordat medewerkers het systeem moeten vullen met meldingen, klachten, etc.
• Meldingen worden vervolgens geanalyseerd en verbeteringen worden geïnitieerd. Door de gemelde incidenten en verbeteringen met elkaar te delen, leren medewerkers snel van elkaar.
• Management en directies hebben inzichtelijk welke risico’s er zijn en welke prioriteit hier aan moet worden gegeven.
• Door de inzet van een kwaliteitsmanagementsysteem wordt structureel gewerkt aan het verminderen en voorkomen van risico’s voor patiënten en medewerkers. 

eBook over de aanschaf van een kwaliteitsmanagement systeem

Staat jouw organisatie op het punt om de overstap te maken van papier naar een digitaal kwaliteitsmanagement? Of heeft de organisatie al een digitaal kwaliteitsmanagement systeem, maar wilt men deze vervangen? Dan is het raadzaam om een business case te schrijven.

De business case beschrijft het doel van het project en maakt kosten en baten inzichtelijk. Een heldere business case zorgt voor betrokkenheid en vergroot de kans op een succesvolle implementatie.

Wil je meer weten over het schrijven van een business case voor een digitaal kwaliteitsmanagement systeem? Download dan het eBook 'Digitaal kwaliteitsmanagement systeem, de interne business case'.